Поняття про бухгалтерський документ

Для одержання інформації про діяльність підприємства, про зміни у засобах викликані господарськими процесами, необхідно реєструвати кожну господарську операцію. Така реєстрація здійснюється за допомогою документів.

Документ (лат. dokumentum), буквально означає свідоцтво, доказ.

Бухгалтерський документ - це письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію, є доказом законності її здійснення і правильності записів про неї у регістрах бухгалтерського обліку.

Документацією називають спосіб оформлення господарських операцій документами.

Первинний документ - бухгалтерський документ, який складається під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, зразу ж після її закінчення.

Документ - це основа обліку. Жодна господарська операція не може бути облікована, якщо вона не оформлена документом. Зміст первинного документу визначається суттю господарської операції. Сукупність документів, якими оформляються господарські операції називається документуванням.

Суцільне і постійне документування господарських операцій є одним з основних елементів методу бухгалтерського обліку, оскільки слугує для первинного спостереження за господарською діяльністю.

Документування господарських операцій -це перший етап облікової роботи. Документи слугують засобом, за допомогою якого здійснюється господарська діяльність. Вони широко використовуються для оперативного керівництва і управління підприємством. Так, "Вимоги" цехів є підставою для відпуску матеріалів зі складу, "Видаткові касові ордери" - для виплати з каси готівки і т.д. Первинні документи застосовуються і обробляються відповідно із вимогами до складання і технології обробки даних первинних документів та їх зберігання. У таблиці наведені основні нормативні документи, у яких викладено вимоги до складання, обробки, зберігання первинних документів.

Таблиця 5.1

Типові форми первинних документів для обліку господарських операцій затверджують відповідні державні органи (таблиця):

Таблиця 5.2

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачається іншими нормативними документами. При надходженні до бухгалтерії первинні документи перевіряються як за формою (повнота та правильність оформлення і заповнення реквизитів), так і за змістом (законність операції, логічна ув'язка з окремими показниками). Якщо у документі виявлено помилку, її виправляють у відповідності із вимогами.

Існують вимоги до виправлення помилок у первинних документах:

1. Документи, якими оформлюються касові, банківські операції, операції з цінними паперами - не повинні мати виправлень, вони анулюються.

2. В інших первинних документах помилки виправляються коректурним способом: неправильний текст, або сума закреслюється однією рискою так, щоб було видно попередній виправлений запис, а зверху надписується правильний текст або сума і напис "виправлено", а також підпис особи, що підписала документ із зазначенням дати виправлення.

3. Якщо помилка здійснена у минулому звітному періоді, складається бухгалтерська довідка: суму за кореспонденцією рахунку, що записана неправильно у минулому звітному періоді, записують цією ж кореспонденцією рахунків у звітному періоді червоними чорнилами (Червоне сторно).Таким записом анулюється неправильний запис. Правильний запис здійснюється темними чорнилами.

Наприклад: Бухгалтер виявив, що в минулому кварталі зробив помилковий бухгалтерський запис на вартість списаних у виробництво сировини і матеріалів. Потрібно було списати 1200 грн., а він списав 12000 грн., тобто в обліку була складена бухгалтерська проводка:

Дт 23 Кт 201 на суму 12000 грн.,

а потрібно було

Дт 23 Кт 201 на суму 1200 грн..

Виправлення помилки у місяці її виявлення слід зробити так:

Неправильний запис Дт 23 Кт 201 на суму 12000 грн. зробити червоними чорнилами (червоне сторно), що означає скасування неправильного запису. Потім зробити правильний запис:

Дт 23 Кт 201 на суму 1200 грн. чорними чорнилами, що означає відновлення правильного запису.

При підсумку обороту по кредиту рахунку 201 "Сировина і матеріали" за звітний місяць різниця (12000 грн. - 1200 грн.), на яку зроблена помилка, підсумується зі знаком (-) і таким чином відновиться правильний запис та визначиться правильний залишок сировини на кінець звітного місяця.

Для документів встановлено строки їх зберігання. Вони різні для різних документів. Документи, які мають науково-історичну цінність здають до архиву, інші - за актом описом експертної комісії підприємства і держархіву - списують на вторсировину. У разі зникнення документів, керівництво повинно повідомити про це правоохоронні органи і призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів. Термін зберігання окремих документів встановлено переліком типових документів затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998р. № 41.

За допомогою документів можна слідкувати за рухом матеріальних і грошових коштів і за правильністю їх витрачання.

Документи мають правове значення, використовуються в якості доказів у спорах між юридичними особами, арбітражні суди визнають за документами юридичну силу, якщо вони складені правильно і своєчасно. Значення документів полягає в тому, що на їх підставі можна здійснювати щоденний систематичний контроль за збереженням матеріальних і грошових ресурсів і попереджати випадки крадіжки.

Для цілей обліку бухгалтерські документи класифікуються за різними ознаками:

Таблиця 5.3

Поиск по сайту: