Документооборот и делопроизводство Управляющего совета

Делопроизводство – это деятельность, охваты­вающая процесс создания документов по УС и ор­ганизация работы с ними. Основные задачи делопроизводства:

• создание документов (фиксация их на каком-либо носителе);

• передача документов для их последующего ис­полнения или принятия по ним решений;

• регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

• систематизация и хранение документов, быст­рый поиск документов по мере надобности.

Делопроизводством занимается секретарь Управляющего совета, который избирается на перпер­вом заседании УС. Основными задачами секретаря УС являются организационное и документационное обеспечение работы УС.

Секретарь УС подчиняется председателю УС, в случае его отсутствия заместителю председателя УС.

В своей деятельности секретарь УС руководству­ется:

• Законодательными актами РФ.

• Положением об УС.

• Распоряжениями председателя УС.

• Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

Секретарь УС должен владеть вопросами:

• организации работы с документами, составления документации;

• культуры труда и служебной этики.

Функции секретаря. На секретаря УС возлага­ются следующие функции:

• Информационно-справочное обслуживание по документам УС.

• Методическое руководство и контроль организа­ции делопроизводства в УС.

• Документирование деятельности УС.

• Оперативно-организационное обслуживание де­ятельности УС.

• Должностные обязанности

Секретарь УСдолжен:

• Осуществлять подготовку необходимых докумен­тов, обеспечивать деятельность УС.

• Обеспечивать прием, учет, регистрацию, конт­роль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документ­ной информации.

• Контролировать качество подготовки, правиль­ность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись пред­седателю УС.

• Осуществлять контроль исполнения документов и поручений УС, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

• Осуществлять организацию подготовки, приня­тия решений и доведения их до непосредствен­ных исполнителей. Проводить анализ справок, докладов, предоставляемых в УС.

• Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения УС.

• Проводить ежегодный отбор документов на архи­вное хранение или на уничтожение.

Права. Секретарь УС имеет право:

• Запрашивать от заинтересованных лиц в рабо­те УС и комиссий УС необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполне­ния заданий и поручений УС.

• Рассматривать документы и направлять их на ис­полнение членам УС.

• Требовать от исполнителей доработки докумен­тов, подготовленных с нарушением установлен­ных правил их составления и оформления (ГОСТ), международных правил оформления документов (ISO).

• Визировать документы УС в рамках своей компе­тенции.

Вносить на рассмотрение членам УС предложе­ния по улучшению документационного обеспече­ния деятельности УС.

• Требовать от руководства УС создания нормаль­ных условий для выполнения служебных обязан­ностей и сохранности всех документов, образую­щихся в результате деятельности УС.

• Принимать решения в рамках своей компетен­ции.

• Взаимодействовать со всеми комиссиями и чле­нами УС по вопросам проверки исполнения доку­ментов и представления необходимой информа­ции председателю УС.

Ответственность. Секретарь УС несет ответс­твенность за:

• качество документов, предоставляемых на под­пись председателю УС;

• небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

• сохранность документации;

• нечеткое и несвоевременное выполнение долж­ностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Поиск по сайту: