ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ, КОММУНИКАЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

Информационные потоки, коммуникации являются важ­нейшими составляющими организации, а в частности её организацион­ной культуры. Организационная структура должна учиты­вать необходимость оптимизации информационных потоков для обеспечения деятельности ОПС. Весь поток информа­ции может быть классифицирован и разделен на подпотоки по определенным признакам:

по источникам - внешняя и внутренняя; достоверная и сомнительная;

по характеру выражения - предметная и количественная;

по использованию в различных контурах управле­ния - стратегическая, текущая, оперативная, стабилизацион­ная и т. д.

Важная проблема современного менеджмента - оби­лие данных, не являющихся информацией. Напомним, что по определению Норберта Винера информацией является «мера неопределенности, снимаемая в результате опыта». Поэтому информацией является только та часть потока данных, которая позволяет уточнить, подтвердить или от­вергнуть наши сведения об объекте управления, рыночной среде, погодных условиях, конкурентах и т. п.

Обработка больших массивов данных требует автома­тизации этих работ. Современная проектная, производствен­ная или посредническая организация не мыслится без ис­пользования вычислительных сетей на базе персональных компьютеров, телефаксов и других образцов оргтехники. При этом автоматизации подвергаются не только основные производственные, но и вспомогательные процессы (бухгал­терский учет, расчет зарплаты и т. п.).

В настоящее время интенсивно развиваются интегри­рованные системы управления, включающие подсистемы автоматизации планирования и управления производством, а также управленческие информационные системы, исполь­зуемые в масштабе всего предприятия /4/,

В современных условиях большое значение приобрета­ет защита информации от несанкционированного доступа, технических средств разведки спецслужб конкурентов.

По некоторым оценкам, на это может тратится до 20-25% бюджета организации.

Коммуникация это передача информации от одного субъекта к другому /1/. Субъектами могут выступать от­дельные личности, группы и даже целые организации. «Коммуникация» и «информация» - хотя и различные, но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается и то, как передается.

Для того, чтобы акт коммуникации состоялся, не­обходимо, как минимум, наличие двух людей: отправи­теля и получателя. При этом коммуникация предъявляет дополнительные требования к каждому из участников этого акта. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания. Исходя из этого, представляется возможным определить коммуника­цию как информационный обмен между субъектами, имеющими общие общеорганизационные или групповые цели, интересы, определенный уровень взаимопонимания и соучастия. Поэтому межличностная коммуникация являет­ся своеобразным дополнением к информации, одним из лучших способов решения в ОПС проблем, характери­зующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Соотношение видов коммуникаций в процессе управ­ления ОПС иллюстрируют следующие данные. Так, в ком­пании «Дю Понт» руководители нижнего уровня коммуницируют с точки зрения распределения времени следующим образом: лично на заседаниях - 53%, письменно - 16%, чте­ние - 15%, телефонные разговоры - 8%, прочее - 8% /1/.

Часто в процессе информационного обмена или ком­муникации осуществляются кодирование и раскодирование информации.

Кодирование - это трансформирование передаваемого сообщения в послание или сигнал, который может быть передан.

Раскодирование включает восприятие (что получил) по­слания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял)/!/.

Возможно искажение в значении послания при нали­чием в процессе коммуникации шума.

Шум - это любое вмешательство в процесс коммуни­кации на любом из его участков, искажающее смысл послания за счет неосторожности, ошибок, свойств каналов, при отсутствии прямого умысла искажения.

Помеха - это искажение информации на основе пря­мого умысла одного из участников коммуникации или тре­тьего лица.

При коммуникации помеха может быть организована также с использованием для этого ранее переданной ин­формации, то есть введение получателя в состояние не­ восприятия или недоверия к передаваемой информации. Например, известно, что Сталин не верил информации о готовящемся вторжении Германии в СССР.

Представляется полезным с точки зрения обеспечения качества информационных процессов в ОПС при проекти­ровании организационной структуры исходить из следую­щих требований к ней:

1) непрерывности информационных и коммуникаци­онных потоков (В соответствии с этим требованием орга­низационная структура ОПС не должна создавать трудно­преодолимых барьеров на пути информационных потоков. Это в большей мере обеспечивается при программно-целевом управлении и создании матричных систем управления, а так же продуктовой департаментизации, чем при ли­нейной и функциональной структурах.

2) физической однородности носителей данных, взаимопреобразуемости или взаимосовместимости потоков данных (При этом набор средств передачи и обработки данных должен позволять выполнять операции с данными без промежуточных неавтоматизированных операций. На­пример, не рекомендуется создавать информационные сети, одна часть которых работает на электронных носи­телях, а другая на бумажных. И при этом требуется вручную преобразовывать и вводить информацию в сред­ства вычислительной техники. Кроме того, не рекомендует­ся использовать несовместимые по входам-выходам персо­нальные вычислительные машины.

3) минимизации времени прохождения данных (Это требование имеет большое значение для динамичных объек­тов управления и призвано обеспечить выполнение цикла операций управления за минимальное время для того, что­бы объект управления не вышел из-за задержек в управле­нии из области управляемых состояний или не произошло резкое снижение эффективности управления.);

4) выделения приоритетов в прохождении данных, характеризующих различные процессы (контуры управ­ления) в ОПС (Большое число информационных про­цессов, связанных с выполнением различных функций (многофункциональностью), приводит к тому, что через одни и те же подразделения ОПС проходят различные по своей значимости для ОПС в целом потоки данных. Поэтому воз­можно возникновение ситуаций, получивших в вычислительной технике название «клинча», то есть своеобразной «информаци­онной пробки». Для предотвращения такой ситуации следует заранее для таких случаев установить приоритеты в передаче массивов данных. Кроме того, каждый случай такого рода «пробок» должен подвергаться анализу с последующим приня­тием мер по их предотвращению. Высший приоритет должны иметь данные, относящиеся к параметрам безопасности объек­та управления. Затем данные, используемые при стабилизаци­онном управлении. Затем оперативные данные. Данные для те­кущего и перспективного менеджмента и т.д.

5) минимизации объемов обменов данными между раз­личными подразделениями ОПС. В соответствии с этим тре­бованием между подразделениями ОПС должны проходить только данные, непосредственно используемые этим подразде­лением в процессе работы. Внутренние данные подразделе­ний не должны «засорять» каналы обмена данными между подразделениями. В частности, следует избегать «транзита» данных для одного подразделения через другое.

6) установление допусков на объемы передаваемых масси­вов данных (При превышении этих объемов должны рассмат­риваться и анализироваться причины этого и приниматься своевременные меры по установлению правильных соотноше­ний или исправлению, корректировке технологий выполнения работы.);

7) установление допусков на значения передаваемых па­раметров, в том числе на время прохождения данных по информационным каналам ОПС, о превышении которых не­замедлительно докладывается соответствующему менеджеру (Это должно делаться для того, чтобы своевременно опове­щать соответствующих менеджеров об опасном или нежела­тельном развитии процессов.).

Обслуживание этих информационных потоков и соот­ветствующих средств, а именно: сбора, фильтрации, обра­ботки, анализа, представления информации в виде, удобном для принятия решений, требует выделения в структуре ОПС специальных функциональных подразделений (депар­таментов) с соответствующими задачами.

В частности, для обслуживания коммуникационных и информационных процессов в ОПС создаются специализиро­ванные подразделения: курьерская служба, секретариат, референтные должности, отделы автоматизированных систем управления и учета (по направлениям работы) и т.п.

Поиск по сайту: