Сущность и виды контроля

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Организационный контроль – это систематический процесс, посредством которого менеджеры регулируют деятельность организации, обеспечивая ее соответствие планам, целям и информативным показателям. Без эффективно налаженной системы контроля менеджеры не будут знать, идут ли они в направлении заданной цели и не нужны ли какие-то корректирующие мероприятия. Контроль устанавливает обратную связь в управлении, пронизывает все функции управления.

Необходимость контроля вызвана:

Неопределенностью внешней среды. Изменения во внешней среде влияют на организацию, ее цели, структуру. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям необходим эффективный механизм оценки воздействия на них изменений внешней среды. Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди и их взаимоотношения. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Менеджеры еще очень далеки от того, чтобы детально прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций, команд, технологий.

Предупреждением возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, ошибки в оценке будущих изменений во внешней среде могут привести к возникновению кризисных ситуаций. Чтобы избежать их возникновения, организация должна установить всестороннюю поэтапную систему организационного контроля.

Поддержанием успеха. Для определения достижений организации, ее сотрудников, также необходима эффективно налаженная система контроля. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу.

По времени осуществления контроль можно разделить на три вида.

1. Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В организациях предварительный контроль используется в ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей. Отбор или аттестация кадров осуществляется с использованием тестов, собеседований.

Материальные ресурсы. Чтобы сделать качественную продукцию, необходимы не только специалисты, обладающие определенными навыками и знаниями, но и комплектующие изделия, сырье и материалы требуемого качества. Для этого необходимо проверять материальные ресурсы на соответствие нормативам, стандартам.

2. Текущий контроль. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. Объектом контроля являются подчиненные, сотрудники и их работа. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы, позволят исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Этот вид контроля базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Текущий контроль основывается на обратной связи, то есть руководитель должен довести до сведения работника результаты контроля, а тот соответственно, если необходимо, скорректировать свои действия.

3. Заключительный контроль. Этот вид контроля используется тогда, когда работа выполнена. По завершению процесса контроля полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма Ньюмена [1], специализирующегося на вопросах управления, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Заключительный контроль дает возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные планы. Результаты этого контроля позволяют избежать тех ошибок, которые были допущены в отчетном периоде.

Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационное вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и эффективно.

Существует три ступени управленческого контроля. Первая –установление стандарта, то есть определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени.

Вторая – измерение достигнутого в данный период и сравнение достигнутого с запланированным результатом. Успешное осуществление этих двух ступеней позволит руководителю знать о трудностях, их источнике, причине.

За пределами первых двух ступеней начинается поиск способов устранения возникших проблем.

Третья ступень – это действия, предпринимаемые для коррекции отклонений от первоначального плана. Эти действия могут быть трех видов:

· ничего не делать, если выявленное отклонение не находится за пределами установленной нормы;

· внести изменения, если выявленное отклонение находится за пределами установленной нормы;

· изменить стандарты, если полученные результаты отличаются от них в лучшую сторону.

Контроль, как функция управления, включает в себя выявление степени соответствия процесса плановым показателям или естественному ходу процессов. Контроль выступает центральным моментом в процессе принятия и реализации решений – он завершает один цикл реализации управленческих решений и открывает новый, образуя основу «спирали» общественного развития.

Эффективность процесса контроля в методических аспектах зависит от:

· принятых теоретических подходов к контролю, как функции управления;

· принятых методик организации функции контроля;

· системности и комплексности осуществления функции контроля;

· инструментальной основы функции контроля, степени ее точности и допустимой погрешности;

· полноты анализа выявленных причин отклонений.

На контроль также влияют следующие факторы:

· организационные – объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления;

· масштабный контроль – количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

· контрольная информация - объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;

· затраты на контроль - средства, связанные с организацией контрольной функции, и ее информационное обеспечение.

В литературе существует целый ряд подходов к выделению форм контроля.

Прежде всего, выделяют два вида контроля.

Стратегический контроль, направленный на решение стратегических задач.

Тактический контроль, призванный систематически отслеживать обеспечение выполнения текущих задач, программ, планов.

Наиболее известными формами контроля являются:

1. Финансовый контроль - осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Финансовый контроль включает в себя:

а) Бюджеты;

б) Анализ рентабельности;

2. Административный контроль – это контроль соответствия хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируется изменение доли организации как на рынке в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов.

Особо следует выделить такой вид контроля как контроль качества.

Контроль качества, включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке.

Поиск по сайту: