Аппарат управления внутрифирменной системой информации

Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:

• вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

• центральную службу информации;

• информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы обработки и анализа информации; обработки входящей и выходя-

Глава 7. Информационное обеспечение менеджмента 169

щей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вы- числительной техники.

Центры хранения записей создаются в крупных фирмах. В них информация

хранится обычно на микрофишах или микрофильмах и может быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты. Развитие машинной микрографии открыло новые возможности для создания единой системы обра- ботки, хранения и выдачи информации.

Функции и виды деятельности центров хранения записей:

• отбор информации для хранения;

• кодирование, микрофильмирование, микрофиширование и закладка ин- формации на хранение;

• проверка новых записей и добавление записей к хранящимся документам;

• хранение и выдача информации.

В крупных фирмах создается центральная служба ведения записей и форми- рования банка данных, в функции которой входит унификация всех видов запи- сей как основы создания эффективной внутрифирменной системы информации.

Эта служба разрабатывает единую внутрифирменную программу совер- шенствования системы записей и оказывает в этом помощь всем производс т- венным подразделениям.

Центральная служба ведения записей разрабатывает экономическое обосно- вание целесообразности использования и приобретения новых технических средств для сбора, обработки и хранения необходимой информации и ведения соответствующих записей, программы перехода к новым системам записей и обеспечивает координацию работ в этом направлении по всем производственным отделениям. В функции такой службы входит также определение потребностей всех подразделений фирмы в конкретных технических средствах хранения запи- сей, в создании новых форм носителей информации.

Центральная служба осуществляет контроль за ведением записей в масштабе фирмы в целом.

В производственных отделениях обычно создается своя служба ведения запи- сей. В ее функции входит контроль за выполнением установленных процедур ве- дения записей.

Центры обработки текстовой информации создаются в крупных фирмах в целях быстрой обработки поступающей информации, ее редактирования, составления аннотаций и записей для внесения в ЭВМ. В таких центрах к электронным пи- шущим машинкам с дисплеями подключаются дисковые устройства памяти или центральные диктофонные устройства.

Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно, программистов, операторов, система- тизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

Поиск по сайту: