Технология информационной деятельности

1 Материально-техническая база информационной деятельности Развитие материально- технической базы информационной деятельности можно разбить на несколько этапов.

Первый этап, охватывающий период 1950-х - 1960-х годов, характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ; появлением и быстрым раз- витием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдаю- щей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализирован- ных систем связи (сети передачи данных), в том числе с помощью средств косми- ческой техники; формированием целевых информационных банков; созданием и распространением терминальных устройств, обеспечивающих наиболее удобную форму представления информации, в том числе и в диалоговом режиме. ЭВМ ста- ли базой информационных систем управления в так называемой макроэлектрон- ной форме.

Второй этап, охватывающий 1970-е годы, характеризуется созданием и ис- пользованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники - мини-, микро-, персональных ЭВМ, что обес- печило возможность накопления и выдачи информации в самых различных фор- мах и разнообразного назначения. Именно на данном этапе, охватывающем 1980-е годы и начало 1990-х годов, информационные технологии становятся все более эффективными, все более глубоко охватывают как управляемые производствен-

Глава 7. Информационное обеспечение менеджмента 163

ные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем.

Интегрированные компьютерные системы предполагают обязательную орга- низацию в рамках всей производственной системы унифицированного информа- ционного потока, увязывающего путем планирования в единое целое научные исследования и разработки, производство и другие области хозяйственной дея- тельности фирмы.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: создания са- мих вычислительных машин; создания для них программного обеспечения; под- готовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и на- кладные расходы; значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ; обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; заменяет в кон- торском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескас- совых связей с банками и финансовыми учреждениями.

2 Виды технических средств, используемых во ВСИ Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

1) ЭВМ крупногабаритные и персональные;

2) микропроцессоры;

3) средства телекоммуникаций;

4) электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

5) средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются прежде всего для обработки данных и решения расчетных задач.

В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечи- словой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная техника» перестал строго соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифро- вую и графическую информацию. В начале 1980-х годов в крупных промышлен- ных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходи- лась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществля- лась с применением технических средств, основанных на использовании встро- енной микроЭВМ.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполне- нием;

• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса про- изводства;

• расчета заработной платы;

• контроля за поступлением заказов;

• анализа данных о сбыте продукции;

• регистрации поступления платежей;

• ведения учета и отчетности.

Раздел 11. Технология менеджмента

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного кон- троля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество посту- пающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков примени- тельно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автома-

тического печатания текста с голоса без использования машинистки. Первую та- кую ЭВМ выпустила IBM в начале 1970-х годов. Впоследствии они стали выпус- каться американскими фирмами, входящими в Exxon Enterprise. Такие ЭВМ по- зволяют на 60-70% сократить затраты на ввод информации. Кроме того, они используются для передачи информации голосом между управляющими разных уровней управления.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирмен- ную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одно- временном использовании вычислительной техники и средств автоматизирован- ной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации созда- ются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользо- вания ими.

К средствам повышения уровня автоматизации административно-управлен- ческого труда относятся: осуществление записей, поиск материалов и докумен- тов, раскладка копий документов по соответствующим досье.

К новым техническим средствам автоматизации конторского труда можно от- нести: копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов; электронные пишущие машинки и композеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов; информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов; телекоммуникационную внутрифирменную связь, обеспечивающую систематическое тесное взаимодействие и координацию деятельности руководи- телей подразделений; фотонаборную технику; устройства оптического считыва- ния; комплексную систему, объединяющую ЭВМ с микрофильмированием; элек- тронную почту; диктофонную технику.

В некоторых фирмах созданы высокоэффективные внутрифирменные систе- мы связи, объединяющие все имеющиеся технические средства обработки циф- ровой и текстовой информации.

В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система SCOPE (Systems for the Corporate Processing Enviroment) - система для внутрифир- менной обработки информации, позволяющая планировать и контролировать про- цесс внедрения новой техники в управленческую деятельность. Ее важной составной частью является система OAS (Office Administration System) - административная сис- тема офиса. Это система автоматизации административно-конторской деятельности, предполагающая специализацию конторских служащих на выполнении конкретных функций: составлении деловых писем, подготовке материалов к совещаниям, обслу- живании управленческого звена путем получения и предоставления в его распоряже-

Глава 7. Информационное обеспечение менеджмента 165

ние необходимой информации, выполнении всех видов технической и конторской работы.

3 Виды информационной технологии При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды ин- формационной технологии:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на местах возникновения затрат) в форме единоличного документа и исполь- зование центральной ЭВМ для агрегирования данных; обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;

• получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации (например, дискеты), обработка данных по произ- водственному отделению на персональных компьютерах.

Внедрение новых технологий требует комплексного, разностороннего подхо- да. Важно не только исследовать технико-экономические и организационные ас- пекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на поло- жение работника в производственном процессе. В частности, требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, усло- вий труда. Представляет большую трудность оценить трудовые и социально- экономические факторы.

Метод корреляции рангов используется в таких исследованиях, когда невоз- можно получить числовые значения подлежащего анализу признака, но можно признаки ранжировать. Это касается, например, уровня квалификации кадров (0,

..., 6), качества продукции (1,..., 5), степени управления (1,..., 5).

Технология информационной деятельности предполагает создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компью- терной техники; использование форм как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ.

Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации.

К важнейшим видам записей относятся:

• технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские рас- четы;

• научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и другая промышленная собственность;

• данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;

• расчеты заработной платы рабочих и служащих;

• тексты контрактов и сопроводительная документация;

• тексты годовых фирменных отчетов и протоколов собраний акционеров;

• данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

• данные для разработки планов и показатели самих планов.

Обычно записи первичных данных делят на две группы: 1 - статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация (доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспекти- вах развития); 2 - составленные на основе информации первой группы предло-

Раздел 11. Технология менеджмента

жения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным подразделениям.

Использование форм как носителей информации. Необходимая информация за- носится на определенные формы - носители информации. Формы могут содер- жать информацию по фирме в целом и по каждому подразделению в отдельно- сти. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и фактологиче- ской информации, позволяющий провести оптимально детальный экономиче- ский анализ состояния и развития хозяйственной деятельности фирмы, разрабо- тать и принять необходимые управленческие решения. Например, существуют формы, в которые заносятся данные о выпуске и продажах продукции за уста- новленный период; о материально-производственных ресурсах (запасах); о чис- ленности персонала и наличии свободных рабочих мест.

Различают следующие виды бланков форм: формы для хранения информа- ции, формы регистрации данных, формы статистической (финансовой) отчетно- сти, формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере. В слу- чае необходимости размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается с помощью копирующего устройства той же ЭВМ.

В крупных фирмах, использующих все виды бланков форм, создаются специ- альные программы, охватывающие полный комплекс работ по постоянному со- вершенствованию бланков форм. Некоторые компании имеют собственные цен- тры автоматизированной обработки текстовой информации, в которых осуществ- ляется как создание, так и распечатка (набор и печать) новых форм.

Поскольку потребности в получаемой информации и ее содержание у управ- ленческого персонала фирмы меняются в зависимости от изменяющихся внут- ренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и переработ- ке форм, содержащих первичные данные.

Информационные базы данных включают весь комплекс статистических пока- зателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее про- изводственно-сбытовых подразделений, а также фактологический материал отно- сительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого все- стороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирова- ния фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о сис- теме хранения и обновления данных, обоснованной увязке данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базы данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство ЭВМ, что позволяет следить за

Глава 7. Информационное обеспечение менеджмента 167

укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспе- чивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для ре- шения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ (ППП), разработка стандартных про-

граммных средств фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, получила в со- временных условиях существенное развитие. Крупные библиотеки прикладных программ созданы фирмами IBM, Digital Equipment, Hewlett Packard. Разработкой ППП стали заниматься и небольшие специализированные фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпус- каемых одной фирмой, другие - на разработку ППП для разных видов персо- нальных ЭВМ.

Разработкой ППП занимаются также специалисты государственных учрежде-

ний, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

4 Комплексная автоматизированная обработка информации Для проведения комплексной автоматизированной обработки информации требуется объединение в единый ком- плекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последователь- ные этапы: автоматизации процессов сбора, хранения и выдачи данных; исполь- зования устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств; интеграции обособленных процессов обработки ин- формации в единую внутрифирменную систему; объединения технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты; ис- пользования всего комплекса технических средств обработки информации; пере- хода к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации включает: терминальные устрой- ства; устройство оптического распознавания обозначений; устройство автомати- зированной обработки текстовой информации; ЭВМ; фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах; фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации; фотокамеру для микрофильмирования информа- ции, поступающей из ЭВМ; устройство автоматизированного хранения и выдачи информации; дубликатор для получения копий микрофильмов и микрофишей; печатающее устройство с микрофильмов и микрофишей с увеличением изобра- жения; печатающее устройство ЭВМ; устройство для чтения микрофильмов и микрофишей; автоматизированную систему хранения и выдачи информации; средства доведения информации до пользователей.

Комплексная система может включать также графические цветные дисплеи для обработки графической информации, а также фотонаборный автомат, позво- ляющий преобразовать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ инфор- мацию в фотоформы, с которых затем получают твердые формы для печати.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принци- пиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловле-

Раздел 11. Технология менеджмента

но тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфа- ми, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Состав- лять и редактировать текст может только человек, взаимодействующий с устрой- ством обработки текстовой информации. ЭВМ используется им только как сред- ство для печати и редактирования текста.

Обычно секретарь-машинистка пользуется электронной пишущей машинкой со встроенным каналом связи и композером с экраном, которые подключаются к ЭВМ с дисковой памятью, где формируется база данных коллективного пользо- вания. В результате появляется возможность посредством внутренней связи объе- динить всех секретарей-машинисток в центры операторов-машинисток, которые, оставаясь на своих рабочих местах, получают возможность быстро обмениваться информацией со всеми взаимосвязанными управленческими звеньями, обеспечи- вать переработку текстовой информации для всех центральных служб, включая службы планирования и маркетинга.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали ши- роко использоваться не только операторами-машинистками, но и руководителя- ми всех уровней, которые на выведенном на экран документе делают свои заме- чания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, уско- ряет процесс подготовки управленческих решений.

Использование диктофонной техники, установленной в центре автоматизиро- ванной обработки текстовой информации, облегчает администратору подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной или се- лекторной связи и продиктовав материал, он в кратчайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по назначению. Согласно обследованиям некоторых американских фирм, примерно 20% всего объема продиктованных руководителями материалов печатается их секретарями- машинистками с использованием электронных пишущих машинок с дисплеем, а 28% - в центрах автоматизированной обработки текстовой информации.

В 1980-е годы появились диктофонные системы со встроенным микропроцессо- ром. Широкую известность получила система японской фирмы Sony РД60, которая называется «Source». Такие системы устанавливаются в центрах автоматизированной обработки текстовой информации. Управленческий персонал может подключиться к ним с помощью обычных линий телефонной связи и диктовать любой текст.

В США были созданы системы, которые воспринимают информацию, пере- даваемую голосом, независимо от того, диктуется она одним лицом или несколь- кими, например, во время совещания. Такая информация воспринимается, печа- тается и выдается либо помещается на хранение.

Поиск по сайту: