Оформлення наказів, організація їх виконання, контроль

Вироблення і реалізація рішень слугує основним змістом управлінської діяльності, що означає програму дій для досягнення цілей, етапи роботи та їх послідовність, методи і засоби, критерії оцінювання результатів, коло виконавців, межі їх повноважень та відповідальності, терміни виконання роботи; воно створює організаційну реакцію на проблему, напрацьовує вибір певного курсу на основі усвідомлення мети, завдань, способу дії.

Управлінське рішення як продукт управлінської праці виконує роль прямого зв`язку керівника навчального закладу із співробітниками і виступає засобом постійного впливу керівника на підлеглого. Рішення задає параметри діяльності виконавцями, вказує, рекомендує, забезпечує програмою дій. Ця програма може мати форму стандартів, принципів, інструкцій, норм, конкретних процедур, виступає центральним актом управлінської діяльності, силою впливу на людину, її оточуюче середовище, її поведінку та діяльність.

Найбільш поширеним видом управлінського рішення є наказ – розпорядчий документ, що видається керівником навчального закладу на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних та кадрових питань: виробничої і навчальної діяльності, організації праці, добору і розстановки кадрів, трудової дисципліни, заохочення до праці тощо. Наказ видається на підставі і для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень, доручень Президента України, Уряду України, Верховної Ради України, наказів і директивних документів вище стоячих органів влади, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

Наказ – правовий акт, який містить обов’язкові для виконання розпорядження і видається в порядку єдиноначальності.

Наказ – підзаконний акт, бо приймається відповідно до чинного законодавства і в межах компетенції керівника навчального закладу.

Наказ по навчальному закладу є одним із методів управління, за допомогою якого реалізується функція організації та функція регулювання навчально-виховного процесу у закладі.

Зміст наказу складається з двох частин – мотивуючої та розпорядчої. У мотивуючій частині наказу в стислій формі визначається важливість, необхідність роботи, яку потрібно буде виконати, або йде посилання на наказ вищого органу управління освітою, який обумовлює видання цього наказу. У розпорядчій частині – подаються чіткі вказівки того, що, кому, коли належить виконувати.

Як метод управління, який використовується для реалізації функції регулювання, наказ по навчальному закладу містить три частини: мотивуючу, констатуючу та розпорядчу.

У констатуючій частині фіксуються узагальнені факти про стан окремої ланки навчально-виховного процесу, вона складається на підставі інформації, отриманої в ході контролю, перевірок, вище стоячих органів управління освітою. У наказах, що видаються на виконання ухвал вище стоячих керівних органів, констатуюча частина може бути відсутньою, а замість цього подається посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Констатуючої частини також може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують роз’яснень.

Текст наказу складається з параграфів:

- назва міністерства, якому підпорядкований навчальний заклад;

- повна назва навчального закладу;

- назва документа;

- номер наказу та індекс;

- дата укладання (ліворуч);

- назва населеного пункту де розташований навчальний заклад (праворуч);

- заголовок «Про …»;

- текст: констатуюча частина: вступ (причина видачі наказу), доведення (Виклад основних фактів), висновок (мета видачі наказу); якщо підставою для видачі наказу є розпорядчий документ вищого органу, то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата і заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передається зміст певного розділу документа, що є підставою для видання цього наказу; та розпорядча частина, яка розпочинається словом «Наказую» і складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання, відповідальних за виконання; кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами; текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Кожний пункт наказу починається з дієслова («Зарахувати», «Призначити», «Здійснити», «Звільнити» та ін.).Якщо фактові надається значення більше, ніж особі, тоді вживається пасивна форма «Грубі порушення виявлено…»); активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії («… заступник директора з навчально-виховної роботи зобов’язаний …»).

Як виконавець указується назва навчального закладу, службова особа із зазначенням у давальному відмінку посади, прізвища, ініціалів. Якщо в одному пункті перелічується декілька осіб, то їхні прізвища вказуються за алфавітом. Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).

- наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання: службова записка, рапорт, заява тощо.

- посада першого керівника закладу (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

- візи («Проект наказу погоджено …»): проект наказу погоджується: із заступником директора; з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу; з відповідальним за виконання питань, перелічених в наказі; з юристом закладу, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Окрім обов’язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами:

- у наказах про призначення на посаду вказують:

* на яку посаду;

* до якого структурного підрозділу;

* вид прийняття (переведення, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);

* особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.);

* умови оплати праці (відповідно до штатного розкладу);

- у наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

* з якої посади переходить і на яку;

* вид, термін (постійно, тимчасово);

* мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідація підрозділу тощо);

- у наказах про надання відпустки вказують:

* вид відпустки (основна, тарифна, додаткова, навчальна, академічна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, хворобою, лікуванням, пологами; без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами, за власний рахунок;

* загальна кількість календарних днів;

* дата (з якого та до якого числа, місяця, року, включно);

* період за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової);

- у наказах про звільнення зазначають:

* дату звільнення;

* мотивування (вихід на пенсію, за власним бажанням, порушення закону, статуту закладу, ліквідація закладу) із зазначенням відповідної статті КЗпП України та інших кодексів, законів, статутів.

Особа, відповідальна за ведення документації закладу зобов’язана ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких зазначені в наказі, під підпис в оригіналі наказу, зазначивши дату ознайомлення.

Тематика і зміст наказів дає можливість класифікувати їх за ознаками. За юридичною основою накази класифікуються як нормативні, що містять певні правила, розраховані на неодноразове застосування, і адміністративні – для вирішення конкретного індивідуального питання: оголошення подяки, стягнення, призначення на посаду.

За змістом накази поділяються: про процес навчання, про позакласну, позанавчальну, методичну і виховну роботу, організаційно-кадрові, дисциплінарні, господарські тощо. За спрямованістю: на весь педагогічний колектив, на групу педагогів, на окремих членів колективу, на учнівську молодь.

Накази класифікуються і мають періодичність: повторюються щорічно, один раз за декілька років, разові накази. Підготовка наказу в навчальному закладі зумовлюють різні причини, одні видаються на підставі рішення вищестоячих органів освіти; накази, які заздалегідь сплановані адміністрацією навчального закладу, і накази, що не передбачені заздалегідь – ситуативні.

За функцією накази є організаційними, регулюючими, стимулюючими.

За часовими взаємозв’язками, пов’язаними з подіями у житті навчального закладу, наказ може випереджати події, бути завчасним, йти паралельно, бути супровідним або йти вслід за подією.

Вивчення досвіду управлінської діяльності дає змогу виділити етапи роботи з наказом:

1. Прийняття рішення про підготовку наказу. Рішення про підготовку наказу, пов’язаного з основними завданнями роботи колективу в наступному навчальному році, основними напрямами контролю, приймають під час складання плану роботи навчального закладу на наступний навчальний рік.

Перспективне планування наказів вимагає від керівника закладу освіти глибокого знання особливостей навчально-виховного процесу, сильних і слабких сторін діяльності педагогічного колективу. Значна частина наказів не вимагає перспективного планування оскільки циклічно повторюється, або пов’язана з поточними питаннями. Рішення про видання таких наказів приймаються в ході повсякденної управлінської діяльності.

2. Організація роботи з метою підготовки наказу. Керівник на цьому етапі планує, хто буде брати участь у підготовці наказу, визначає, яку інформацію необхідно зібрати. Далі проводиться групове або індивідуальне інструктування учасників роботи, яку належить виконати, роз’яснюється мета, зміст, способи перевірки, збирання та обробка отриманої інформації.

3. Збирання і вивчення зовнішньої інформації з питання, що розглядаються в наказі. На цьому етапі вивчають директивну інформацію – рішення уряду, нормативні документи, методичні листівки, вказівки, розпорядження органів управління освітою, з`ясовують правовий бік питання; вивчають дані педагогічної науки і передовий досвід інших навчальних закладів з даної проблеми.

4. Збирання внутрішньої інформації відбувається в ході контролю. вивчення передового досвіду. На цьому етапі відвідують уроки, виховні заходи, вивчають документацію, проводять бесіди, анкетування вчителів і учнів. Головне завдання цього етапу – розробка словесної моделі проблемної ситуації, що відтворює стан і результати функціонування напрямів навчально-виховного процесу.

5. Аналіз зібраної інформації. Його завдання – зіставлення нормативної моделі – «як повинно бути» з інформаційною моделлю – «що тепер є» і формування концептуальної моделі – власного бачення проблемної ситуації та шляхів її розв’язання. Керівник навчального закладу, отримавши довідку про перевірку, піднімаються до рівня концептуальної моделі ситуації.

6. Підготовка проекту наказу. Приступаючи до написання наказу, керівнику необхідно керуватися такими методичними рекомендаціями:

* наказ необхідно писати короткими чіткими реченнями;

* текст наказу має бути точним, без двоякого тлумачення;

* викладати текст необхідно послідовно, без повторень і суперечностей;

* правове врегулювання питання має бути вичерпним;

* кожна нова думка викладається з абзацу;

* залежно від обсягу і змісту текст наказу може поділятися на пункти й

підпункти, причому кожен пункт наказу не повинен суперечити іншим,

нумерація здійснюється арабськими цифрами;

* якщо в наказі одному працівникові дається декілька розпоряджень, то всі вони

об`єднуються одним пунктом, а розділяються – підпунктами.

Ефективність цього етапу залежить від багатьох умов:

- знання керівником навчального закладу основних завдань щодо удосконалення навчально-виховного процесу з даного питання;

- знання умов, у яких працює навчальний заклад;

- знання тенденцій розвитку навчального закладу;

- знання індивідуальних особливостей педагогів та працівників закладу;

- уміння визначати засоби, за допомогою яких можна розв’язувати завдання, які стоять перед навчальним закладом.

7. Обговорення проекту наказу з членами адміністрації, представниками профспілкової організації. Під час розробки наказу необхідно спиратися на колективний досвід, залучати представників громадськості. Розроблений таким чином наказ набирає сили не лише адміністративного, а й колективного громадського рішення.

8. Видання наказу, ознайомлення з ним членів колективу. Підготовлений наказ набирає чинності після підписання його керівником навчального закладу та зареєстрований у книзі наказів. Копія наказу вивішується на дошці оголошень для ознайомлення членів колективу з його змістом, дозволяє реалізувати принципи гласності наказу.

Про дисциплінарні стягнення, оголошені в наказі, повідомляється працівникові навчального закладу в триденний строк під розписку. Під розписку повідомляється і про наказ про прийняття на роботу, в ньому визначаються основні умови трудового договору: коли працівник приступить до роботи, яку роботу він виконуватиме, які обов’язки на нього покладаються.

9. Контроль за виконанням наказу. Управлінська сутність наказу полягає в розробці і прийнятті управлінського рішення, але воно стане реальним, якщо буде виконане. Чим важливіший для життя навчального закладу розроблений наказ, тим якісніший повинен бути контроль за його виконанням. З цією метою можна проводити повторні перевірки, звіт відповідальних за виконання наказу на нараді при керівникові, індивідуальні бесіди з вчителями про хід виконання наказу.

Основні вимоги до наказу такі:

1. Інформаційна обґрунтованість. Наказ має базуватися на достовірній, перевіреній інформації, достатній для її узагальнення, систематизації, аналізу. Реалізація цієї вимоги передбачає, що напередодні підготовки наказу керівник чітко визначає коло питань, що потребують вивчення, моделює ситуації, в ході яких можна отримати необхідну інформацію, та методи її збирання. Такими є методи контролю, вивчення та узагальнення передового педагогічного досвіду, вивчення директивної, нормативної, педагогічної літератури. Після збору інформації керівник навчального закладу залучає до роботи педагогів і знайомить їх з отриманою інформацією.

2.Узагальнюючий лаконічний характер. Наказ повинен фіксувати найбільш типові, важливі факти і на їх основі розкривати причини успіхів і невдач у роботі навчального закладу. В ході підготовки наказу використовується системний підхід, який дає можливість цілісно, всебічно розглянути взаємозв’язки його компонентів і на цій основі сформулювати завдання, реалізація яких дала б можливість значно вдосконалити навчально-виховний процес.

3. Спрямованість на основі завдання в роботі навчального закладу. Наказ спрямовується на подолання найсуттєвіших недоліків у роботі навчального закладу, на впровадження в практику навчання і виховання найефективніших форм роботи.

4. Конкретність. Ця вимога належить і до констатуючої, і до розпорядчої частини наказу. У констатуючій частині наводяться конкретні факти, що характеризують стан і результати навчально-виховного процесу; у розпорядчій частині чітко визначається зміст, строки майбутньої роботи, відповідальні за її виконання. Доцільно, щоб наказ визначив форми контролю за його виконанням і терміни звіту про хід виконання наказу.

5. Гласність. Наказ є засобом управлінського впливу на всіх членів колективу, а якщо він адресований одному або кільком членам колективу, про його зміст повинні знати всі, тому з цією метою накази вивішуються в учительській.

У наказах щодо особового складу оформляються призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Вони укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

До організаційних наказів відносяться: ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають в закладі; на виконання наказів керівних органів, які видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, про затвердження положень про структурні підрозділи, при підведенні підсумків діяльності навчального закладу, затвердженні планів.

Накази, пов’язані з чергуванням працівників у вихідні дні чи з оголошенням стягнення, керівник навчального закладу повинен узгоджувати з профспілковим комітетом.

Оголошені в наказі стягнення мають силу протягом року, але керівник має право видати наказ про зняття стягнення, не очікуючи кінця року, якщо працівник не здійснив нових порушень трудової дисципліни і виявив себе сумлінним працівником.

Поиск по сайту: