Этап 2. «Зачистка» расписания

Цель этапа – снизить рабочую нагрузку и уровень напряжения.

Когда задач больше, чем времени, есть 3 варианта действий:

– Исключите некоторые задачи из вашего расписания, отказавшись от их выполнения

– Сократите некоторые задачи, чтобы ускорить их выполнение.

– Делегируйте выполнение некоторых задач другим людям.

Вариант действий 1. Исключение задач

– Оставьте наиболее важные для себя задачи

– Из них – те, которые позволят вам достичь несколько целей одновременно

Пример: вы оставляете в своем плане прогулку, поскольку благодаря этому достигаете целей в трех областях: здоровье, общение с друзьями, отдых

Учитесь говорить «нет»

Довольно часто исключение задач из своих планов означает отказ другим людям, которые вам дороги или значимы для вас – ведь люди всегда будут просить что-то сделать для них.

У вас есть право говорить «нет» в ответ на просьбу, потому что:

– Только вы представляете свои стратегические цели

– Только вы можете решать, что соответствует вашему плану распределения времени, а что – нет.

– Вы не обязаны давать подробные объяснения, почему вы отказываете в просьбе (но можете это сделать, когда дело касается близких)

Вам необходимо иметь варианты ответов, чтобы не оказаться застигнутым врасплох

Тренируйтесь говорить «Извините, я просто не могу этого сделать» и «Нет» в одиночестве

В сложной ситуации, когда ваш куратор (начальник, важный клиент) поручил вам массу срочных дел, сделайте так:

- попросите его совета в расстановке приоритетов ваших задач

- опишите свою ситуацию спокойно и без критики

-сформулируйте свои предложения по решению проблемы

Вариант действий 2. Сокращение задач

а) типовые и монотонные задачи

Можно

– пропустить определенные этапы дела, чтобы работа пошла быстрее.

– разработать специальные шаблоны и формы, которые облегчат выполнение повторяющихся задач (например, шаблон плана распорядка недели)

Можно сокращать

– хозяйственные и бытовые работы в доме

– рутинные операции на службе (которые выполняются регулярно и не требуют творческого подхода, например, отправка факсов)

Примеры борьбы с рутинными операциями дома:

– Повесьте на двери перед выходом список вещей, которые вы не должны забыть взять с собой

– Составьте список для походов за покупками – то, что обычно покупаете + копию на видном месте. Перед выходом каждый раз проверяйте, что есть в наличии, а чего не хватает

– Сделайте запас зубной пасты, мыла и пр.

– Определитесь с тем, что обычно дарите

– Организуйте дома место для хранения бланков квитанций…

– Пользуйтесь системой электронных платежей и др.

– Установите определенное время для наведения порядка в доме (в своей комнате)

– Установите определенные дни недели для уборки в доме.

– Научитесь эффективным приемам уборки.

– Сделайте список действий, которые вы должны совершить перед отъездом из дома

– Сделайте шаблоны для всех документов, которые вам часто приходится набирать на компьютере

– Сделайте достаточно простой свою файловую систему, чтобы не тратить время на поиски

– Используйте в органайзерах на бумажной основе передвижные стикеры.

б) немонотонные задачи

o Пропустите отдельные этапы выполнения задачи

Пример:

Ваша семья переезжает в другой город. Вы намерены продать лишнее имущество, чтобы не везти его с собой. Но оказывается, что вам надо потратить около недели времени, чтобы справиться с этим делом. Оценив затраты, вы понимаете, что доходы от продажи вещей не окупятся, а вам, главное, надо быстрее переехать – и вы отказываетесь от этой части забот.

o Упростите выполнение задачи

Пример:

Вы готовите презентацию вашей компании, но для подготовки рекламного проспекта необходимо выполнить ряд действия, а время у вас ограничено. Можно напечатать простое приглашение потенциальным клиентам, в котором написать, что они смогут познакомиться с отличной новой услугой, которую предоставляет ваша компания.

o Снизьте требования к качеству выполнения задачи. Вы не должны каждый раз делать свою работу на «пять баллов», надо учитывать, насколько важна задача.

Вариант действий 3. Делегирование

Вы можете высвободить свое время и силы, сосредоточиться на задачах, которые вы выполняете наилучшим образом, если поручите другим людям взять на себя

выполнение некоторых своих задач (т.е. делегируете задачи). Когда вы работаете как одна команда – это сближает и сплачивает вас с другими людьми.

разделять нагрузку

Вы учитесь доверять друг другу

полагаться друг на друга

У вас, как и других людей, нередко возникают проблемы в перепоручении задач

2 вида задач, которые легче всего делегировать:

1. Рутинные повторяющиеся задачи

2. Специальные проекты, разовые или нечасто повторяющиеся задания (подготовка рекламного проспекта, покупка нового компьютера)

Рассматривая конкретную задачу, задайте себе 4 вопроса:

1. Кто бы мог хорошо с этим справиться?

2. Кому понравилась бы эта работа или хотя бы отдельные ее части?

3. Кто хотел бы научиться этому?

4. У кого есть для этого время?

1 этап делегирования. Постановка задачи.

Четко объясните, чего вы хотите от человека, которому вы делегируете выполнение дела. Не давайте ему детальных инструкций, поставьте точную задачу и доведите до него общие правила и пожелания, но пусть он сам решит, как он выполнит это дело. Поощряйте творческий подход и самостоятельное мышление у тех, кому вы поручаете дело.

2 этап делегирования. Доступность для обращений за помощью и для консультаций, пока работа не завершена.

Запланируйте время, когда люди могут обращаться к вам за консультацией или отчитываться в выполненной работе.

3 этап делегирования. Обзор и оценка конечного результата.

Оцените выполненную работу и дайте понять человеку, что он способный, ответственный человек. Если необходимы некоторые изменения, предложите ему доработать задание в соответствии с требованиями.

Делегирование домашних дел.

Домашние обязанности, с выполнением которых могут справиться дети.

В возрасте от 2 до 3 лет:

– Раскладывать на столе салфетки

– Раскладывать игрушки по ящикам, которые помечены картинками

– Складывать одежду в одно место.

В возрасте от 4 до 5 лет:

– Начать одеваться самостоятельно

– Чистить зубы и причесываться

– Убирать со стола и накрывать на стол (кроме острых ножей)

– Заправлять постель

– Наводить порядок в комнате

В возрасте от 6 до 7 лет:

– Выносить мусор

– Составлять список необходимых покупок

– Делать мелкие покупки в супермаркете

– Подавать завтрак

– Поливать цветы

В возрасте от 8 до 10 лет:

– Гулять с собакой

– Мыть посуду

– Загружать белье в стиральную машину

– Делать бутерброды

– Мыть машину

В возрасте от 11 до 12:

– Подметать, пылесосить и мыть пол

– Готовить салаты

– Разогревать еду

– Принимать телефонные звонки и сообщения для других членов семьи

В возрасте от 13 и выше:

– Стирать свою одежду

– Мыть ванну

– Покупать продукты

– Готовить несложные блюда

Поиск по сайту: