Альтернативний аналіз (Alternative Analysis)

Альтернативний аналіз є новим додатковим інструмен­том GroupSystems for Windows (це комбінація інструментів Ms-DOS: Alternative Evaluation — альтернативного оцінювання, Group Matrix —^групової матриці і Stakeholder Analysis — аналізу акці­онерів). Його інструментами є засоби голосування або аналізу, що призначені для багатокритеріального оцінювання. Учасники нарад мають можливість виражати результати свого голосування у вигляді матриці або електронної таблиці, чи комбінувати їх. Ре­зультати у вигляді електронних таблиць можна переміщати в різ­ні статистичні додатки, наприклад в Excel.

Альтернативний аналіз дає змогу групам оцінювати список альтернатив за допомогою різних критеріїв, використовуючи фор­мат електронної таблиці. Результати оцінювання можуть бути пе-

реглянуті в багатьох різних форматах, включаючи графіки, стовп­цеві чи секторні діаграми, розгорнені таблиці голосування і тек­стові звіти. Додатково групи можуть проводити дослідження за сценарієм «що..., якщо...?» за допомогою регулювання вагових коефіцієнтів усіх критеріїв. Типовими завданнями, які розв'я­зують за допомогою альтернативного аналізу, є: вимоги клієнтів; оцінювання технічних вимог; процес ідентифікації акціонерів; оцінювання персоналу і продуктів; вибір продавців (постачаль­ників). Альтернативний аналіз забезпечує специфічну підтримку, щоб дати змогу групам дійти згоди.

Процес альтернативного аналізу починається з того, що учасни­ки складають список результатів/альтернатив і список критеріїв, які використовуються для оцінювання альтернатив (рис. 11.16 я). Як тільки списки готові, учасники оцінюють кожну альтернативу за вибраними критеріями, використовуючи різні методи визначення рейтингу (рис. 11.16 Ь). Кінцевим кроком процесу є аналіз. Учасни­ки мають змогу дивитися на результати у вигляді розгорненої таб­лиці (рис. 11.17а) або у графічних форматах (рис. 11.17 Ь).

Рис. 11.16. Звичайний екран альтернативного аналізу

GroupSystems for Windows:

a — формування альтернатив і критеріїв; b — оцінювання альтернатив

11.4.5. Вибір відповідного інструмента

Перед зустріччю фасілітатор і голова зборів (це може бути та сама особа) вибирають інструменти GroupSystems, які будуть використовуватися під час електронної наради для об­говорення конкретної проблеми і створення рішення. Для цьо­го потрібно попередньо спланувати роботу групи, щоб розпо­ділити ролі учасників і зрозуміти призначення інструмен­тальних засобів під час сеансу ГСППР GroupSystems. З цією метою можна використати матрицю відповідності групових дій (дій команди) і електронних засобів допомоги. У табл. 11.4 відповідність інструментальних засобів GroupSystems для Ms-DOS (інструменти, пов'язані з версією для Windows, зазначені в дужках) і групових дій відображена в клітинках таблиці зна­ком плюс.

Таблиця 11.4

МАТРИЦЯ ВІДПОВІДНОСТІ ІНСТРУМЕНТІВ GROUPSYSTEMS І ГРУПОВИХ ДІЙ

Розділ 12

ВИКОНАВЧІ ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

12.1. Вступ до виконавчих інформаційних систем

12.1.1. Визначення виконавчих інформаційних систем

До початку 80-х років двадцятого століття досить по­ширеною була думка, що системи підтримки прийняття рішень призначені виключно для керівників вищих і середніх ланок ад­міністративної єрархії, причому вважалося, що менеджери висо­кого рівня рідко виявляються серед кінцевих користувачів цих систем і що такі системи впливають на ефективність прийняття рішень переважно непрямим способом, тобто за рахунок викори­стання СППР менеджерами нижчих рівнів і співробітниками, ко­трі обслуговують керівників високого рангу (топ-менеджерів, ви­конавців). Проте з розвитком інформаційних систем та завдяки підвищенню комп'ютерної грамотності виконавців багато вищих менеджерів переконалися, що прямий (on-line) доступ до органі­заційних даних є корисним. Ця обставина послужила передумо­вою для появи нового різновиду СППР — виконавчих інформа­ційних систем (ВІС).

Цей тип інформаційних систем нового покоління орієнтова­ний на задоволення нерегламентованих (ad hoc) інформаційних потреб керівників вищого рівня; допомагає топ-виконавцям у разі необхідності проводити аналізи поточної продуктивності й коре­гувати заплановані дії; надає виконавцям легкий доступ до внут­рішньої і зовнішньої інформації, доречної щодо критичних фак­торів успіху їхньої діяльності; допомагає розробляти точніше, актуальніше й цілісніше подання операцій організації, а також її конкурентів, постачальників і споживачів [103, 114].

Виконавча інформаційна система — це комп'ютеризована си­стема, яка забезпечує прямий інтерактивний (on-line) доступ до релевантної і актуальної інформації в зручному і здатному до навігації по системі форматі для підтримки створення мене-

джерами виконавчих рішень з використанням мережевих робо­та станцій.

Релевантна і актуальна інформація — це відповідна потребам своєчасна, точна і дійова інформація про різні аспекти справ, що викликає професійний інтерес з боку вищих менеджерів. Зруч­ність і здатність до навігації (наприклад, рух по дереву меню) си­стеми означає, що ВІС спеціально розробляються для викорис­тання особами з обмеженим часом для обдумування проблем, недостатньою майстерністю працювати з клавіатурою і незнач­ним досвідом роботи з комп'ютерами.

Виконавчі інформаційні системи відрізняються від традицій­них інформаційних систем. Вони мають низку характерних оз­нак, зокрема:

• спеціально створюються для забезпечення інформаційних потреб виконавців вищого рівня і використовуються ними безпо­середньо без сторонньої допомоги;

• розробляються з орієнтацією на те, що користувачі мають поверхневу комп'ютерну підготовку або не мають ніякої;

• уможливлюють доступ до даних про специфічні організа­ційно-управлінські питання і проблеми, а також до агрегованих звітів;

• забезпечують користувачів багатьма оперативними (on-line) інструментальними засобами аналізу, включаючи аналіз трендів, генерування повідомлень про особливі ситуації (про відхилення) і практичне оброблення «зверху-вниз» (drill-down);

• надають можливість доступу до широкого діапазону внут-рішньокорпоративних і зовнішніх джерел даних, забезпечують інтегрування інформації;

• особливо легкі для використання (за допомогою звичайної мишки або сенсорного екрана), часто настроюються на індивіду­альні потреби користувачів;

• спроможні вибирати, фільтрувати, стискувати і відслідкову­вати критичні фактори успіху або ключову індикаторну інформа­цію про діяльність організації.

Такі характеристики виконавчих інформаційних систем зумо­вили бурхливий розвиток їх різних версій розробок та високий темп упровадження. Зокрема, ще на початку 90-х років ВІС були встановлені на більше ніж половині пультів управління вищих адміністраторів найбільших компаній, а темп зростання світового продажу програмного забезпечення ВІС перевищує 18 % на рік.

Щоб зрозуміти привабливість і продуктивність виконавчих ^формаційних систем для вищих адміністраторів, розглянемо

для прикладу зображене на рис. 12.1. типове вікно виконавчої інфор­маційної системи відділення корпорації «Локхід» — «Локхід-Джорджія», яке є піонером розроблення й застосування СППР для менеджерів високого рівня. Екран ВІС може мати багато різномані­тних форм, проте графічні зображення, таблична та текстова інфор­мація можуть бути скомбіновані в єдину форму подання.

Рис. 12.1. Типовий екран ВІС корпорації «Локхід-Джорджія»

Вікно показує обсяг продажу (у млн дол.) за грудень 1996 на момент останнього поновлення даних. Для доступу до системи включається кнопка F1, що розташована у верхньому лівому куті екрана. Локхід-система дає змогу користувачам або безпосеред­ньо працювати з вікном, коли користувачу відомий його номер, або знаходити бажану інформацію за допомогою низки операцій меню (мишкою). У системі передбачено режим звертання до вік­на шляхом уведення спеціального номера користувача.

Особа, відповідальна за показ інформації (в даному разі Джордж Ватсон), за допомогою телефону в Джорджії (його номер зображено як х-хххх у верхньому правому куті демонструємого екрана) полегшує користувачам послідовно виконувати будь-які запити щодо даних. У верхньому правому куті також показано но­мер документа (як хххх), що є джерелом інформації. Зауважимо, що в деяких виконавчих інформаційних системах (не ВіС Локхід) надається змога користувачам натискувати на ім'я особи і тим само автоматично набирати номер її телефону.

У системі Локхід графічна інформація відображається у верх­ній частині вікна. Графіки забезпечують швидке візуальне сприйняття інформації. Табличні дані наводяться нижче графіч­них образів. Натискуючи на кнопку comments, можна отримати на екрані текстові коментарі щодо презентуємої інформації.

Графіки на рис. 12.1 відображають відповідно історичні (що­річні), поточні (щомісячні) і прогнозовані обсяги продажу. Істо­ричні й поточні дані завжди відображаються як стовпчикові діаг­рами, у той час як прогнози зображаються лінійними графіками. Така компоновка екрана дає змогу легко зрозуміти його зміст та потенційно зменшує неправильне тлумачення. Світліші стовпчи­ки (на реальному екрані — жовті) відображають фактичні обсяги продажу (actual), тоді як плановий збут (budget) зображено тем­нішими (блакитними) стовпчиками. Висота й ці два кольори стовп­чиків використовуються послідовно у всій системі для відо­браження фактичних і планових показників. Інші кольори вико­ристовуються за іншим призначенням.

Допоміжні (підтримуючі) дані подаються у вигляді таблиць. Світлові образи графіка використовуються у системі Локхід та у більшості інших систем для виокремлення спеціальних умов. Чер­воним кольором позначаються несприятливі умови, типу нестачі. Зелений колір показує, що умова значно краща за прогнозовану, наприклад, що проект завершено раніше запланованого терміну. Багато систем дають змогу користувачу шляхом натискання на освітлений колір у режимі drill-down отримувати деталізованіші дані про фонові й спеціальні умови.

У разі необхідності можна отримувати текстові пояснення, чому трапилася та чи інша подія, яке значення вона має і як довго продовжуватиметься, що скореговано у зв'язку з цим, що робить­ся для уникнення несприятливих умов тощо. Забезпечення такого виду інформації є доволі трудомістким процесом, проте значно покращує якість подання інформації.

Призначення ВІС

Спеціалізація ВІС — моніторинг подій і трендів, як вну­трішніх, так і зовнішніх. Володіючи своєчасною і ширшою інфор­мацією та відповідними інструментальними засобами, менеджери вищого рівня краще готуються до прийняття стратегічних рішень з метою створення додаткових можливостей організації і усунення проблем. Застосування виконавчих інформаційних систем може

стати зброєю в боротьбі за конкурентоспроможність корпорації ВІС часто застосовується як інструментальний засіб стратегічного планування і поліпшення якості рішень, що розробляються на верх­ніх рівнях управління організацією. Використання ВІС дає змогу скорочувати час, необхідний для виявлення проблем і можливос­тей, забезпечувати засобами для поліпшення контролю в організа­ції, надавати швидший та ефективніший доступ до даних і моделей. Загалом можна виділити три цілі розроблення ВІС.

Перша мета, яка бралася до уваги за створення виконавчої інформаційної системи, полягала в забезпеченні комп'ютерною підтримкою процесу навчання менеджерів стосовно регулювання загальної діяльності організації, окремих робочих процесів і взає­модії з зовнішнім середовищем. Краще підготовлені менеджери можуть краще формулювати запити до інформаційної системи і розробляти ефективніші рішення. Наприклад, 1992 року Ванден-бош (Vandenbosch) і Гуфф (Huff) з університету Western Ontario створили в Канаді фірму для використання ВІС з метою отри­мання кращих бізнесових результатів під час управлінського на­вчання. Фірми, в яких розроблялися ВІС з метою підтримки мен­тальних моделей мислення менеджерів, були менш ефективними, ніж фірми, в яких створювалися ВІС з метою здобування або на­рощування знань менеджерів про поведінку системи. Знання про поведінку системи і про різні взаємодіючі її операції надають змогу адміністраторам активніше стимулювати зміни для довго­термінового удосконалення процесів управління.

Другою метою розроблення ВІС було забезпечення своєчасного доступу до інформації. Уся інформація, яка може міститися у ВІС, звичайно, може бути одержана менеджером традиційними метода­ми, зокрема, шляхом створення необхідних запитів до відповідних служб або підготовкою стандартних звітів. Однак організаційні ре­сурси і час, які потрібні для ручного компілювання інформації в ба­гатьох різних форматах і для відображення відповідних змін та створення специфічніших запитів, часто примушують менеджерів відмовлятися від такого способу одержання інформації, тим більше, що за час підготовки замовлених звітів стратегічні інтереси мене­джерів можуть змінюватися, а тому користь від звітів, які надходять із запізненням, ніколи повністю не реалізується.

Своєчасний доступ до інформації забезпечує також значний вплив на процес управлінського навчання. Очевидно, що як тіль­ки менеджер отримує відповідь на свій запит, то вона тут же ко-релюється з іншими, пов'язаними за темою запитами в голові менеджера. Якщо всі ці запити і наступні відповіді на них будуть

формулюватися невідкладно, то цикл навчання відбуватиметься нерозривно. Використання традиційних методів з урахуванням тривалого часу отримання відповідей на запити користувачів призводить до того, що контекст запиту може бути втрачений, і тому цикл навчання не продовжуватиметься.

Третьою метою, з якою розробляються виконавчі інформа­ційні системи, є узгодження дій менеджерів та узагальнення еле­ментів рішень. ВІС має відповідні засоби для зосередження уваги управлінців на специфічних сферах і бізнесових проблемах орга­нізації. Окремі менеджери вбачають у цьому можливість підви­щувати дисципліну підлеглих, у той час як деякі підлеглі бояться директивної суті виконавчої інформаційної системи і витрачають багато часу, намагаючись перехитрити або дискредитувати її. Жо­дна з цих поведінок не є відповідною або продуктивною, виходячи з загальної мети організації. Буде правильніше, якщо менеджери і їхні підлеглі працюватимуть разом для визначення докорінних при­чин появи складних проблем, які виявляються за допомогою ВІС.

Значний вплив на процеси організаційного управління справ­ляють ВІС завдяки реалізованому в них принципу «вимірювання виконання». Менеджери особливо уважні до конкретної інфор­мації щодо їх продуктивності, коли ця інформація стає доступ­ною для їхніх начальників. Цей аспект організаційної поведінки у разі застосування ВІС може виявитися виключно корисним, якщо інформація, яка надходить до виконавців, дійсно є суттєвою і стосується мети організації. Системи, орієнтовані на подання по­відомлень з необгрунтовано визначеними аспектами, можуть при­вести до надмірної уваги топ-менеджерів до другорядних, з погля­ду загальної корпоративної мети, проблем або до тих питань, які є важливими наряду з іншими, але залишеними поза увагою вико­навців. Наприклад, система створення виробничих повідомлень могла б зобов'язати менеджерів зосереджуватися більше на обся­гах, ніж на якості робіт.

12.1.3. Визначальні характеристики ВІС

Повна й ефективна реалізація призначення і цілей за проектування ВІС пов'язана з обгрунтуванням опцій щодо оброб­лення даних, які мають бути включені до складу ВІС. У цьому контексті розроблено ряд базових вимог до ефективних ВІС. У табл. 12.1—12.3 наведені деякі узагальнені характеристики ви­конавчих інформаційних систем.

Найважливішою властивістю ВІС є простота і легкість у вико­ристанні. Добре спроектовані ВІС надають користувачеві змогу опанувати роботою з системою вже після використання обмеженої кількості команд. Крім того, в системі закладені засоби для ство­рення зображень особливих ситуацій, автоматичного генерування відповідних звітів і аналізування трендів, що допомагає виконавцям виявляти як самі проблеми, так і можливості їх розв'язання.

Таблиця 12.1

Поиск по сайту: