Управлінські функції і ролі

Незважаючи на очевидні відмінності, що існують між рівнями управління і бізнесовими сферами, усі менеджери вико­нують ті ж функції і грають ті самі ролі.

Функції управління. На початку минулого століття, приблиз­но в 1914—1916 роках французький теоретик із управління Ген­рі Файоль (Henri Fayol) виявив, що менеджери виконують п'ять головних функцій управління. Спершу менеджери планують те, що потрібно зробити (прогнозують, визначають контури того, як потрібно виконувати різні речі, вибирають методи для виконан­ня, виходячи з мети організації). Потім вони організовують тех­нічні вимоги плану (конфігурацію і розміщення ресурсів органі­зації, зокрема, трудових: вибір, розподіл ролей, навчання, оці­нювання адміністраторів). Потім вони укомплектовують штат своєї організації необхідними ресурсами. На місцях вони розпо­ряджаються ресурсами так, щоб виконати план. Врешті, вони контролюють ресурси, підтримуючи їх рівень відповідно до реа­лізації планів. Пізніше до цих управлінських функцій були додані інші, зокрема, прогнозування, набуття управлінських знань, створення звітів (рапортів).

Усі менеджери, незалежно від їхнього рівня або діло­вої сфери, виконують ці функції в деякій послідовності, хоч, можливо, з різ-ним наголосом. Наприклад, на стратегічно­му рівні наголос робиться, головно, на функції планування, на рівні адміністративного управління — на функції організації, а на рівні операційного управління — на функції розподілу ресурсів.

Управлінськ ролі. Генрі Мінтзберг (Mintzberg), професор з університету McGill у Канаді, стверджував, що функціями Файо-ля не обмежується діяльність менеджерів. Він розробив деталь­нішу класифікацію, яка складається з десяти управлінських ро­лей, які грають менеджери, включаючи міжперсональні, ін­формаційні й вирішуючі дії. Табл. 3.1 містить список ролей та їх стислі визначення.

Функції управління і управлінські ролі забезпечують необхід­ні рамки для розроблення інформаційних систем, зокрема, систем підтримки прийняття рішень. Крім цього, успішні менеджери мають володіти двома типами майстерності — умінням створю­вати і підтримувати зв'язки (комунікації), а також умінням розв'язувати проблеми.

Таблиця 3.1

ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛІНСЬКИХ РОЛЕЙ

За сучасних умов менеджери мають володіти двома ключови­ми для використання комп'ютерів знаннями: бути комп'ютерно грамотними, тобто розуміти комп'ютерну термінологію, визна­чати можливості і обмеження комп'ютерів, уміти використовува­ти комп'ютер; мати інформаційну грамотність, котра складаєть­ся з розуміння того, як використовувати інформацію на кожному кроці процесу розв'язування проблем, де і яка інформація може бути одержана, і як використовувати інформацію спільно з іншими.

Інформаційна грамотність не залежить від комп'ютерної грамот­ності. Менеджер може бути інформаційно грамотним, але комп'ю­терно безграмотним. Проте, якщо будь-кому необхідно вибрати од­ну із двох можливостей, то інформаційна грамотність для мене­джера є важливішою. За комп'ютером може працювати його аси­стент або помічник. В ідеалі, однак, менеджер має бути як інформаційно, так і комп'ютерно грамотним.

3.4. Управління організаційними змінами і підтримка рішень

Вище висвітлена проблема організаційного моделювання на чотирьох рівнях управління відносно трьох різних аспектів, що дає змогу визначити широкий діапазон типів управлінських завдань, розв'язання яких потребує підтримки. Але ця стратегія підтримки ор­ганізаційних рішень також підтримує й існуючий стан (фіксує наявну систему) в рамках організаційної управлінської структури, у той час як прийняття стратегічних рішень в організації дуже часто передба­чає проведення організаційних змін. Ці зміни трансформують уста­новлені управлінські обов'язки й аспекти діяльності. Тому виникає необхідність створення концеп-туальної моделі тих аспектів функці­онування організації, на які можна діяти шляхом здійснення можли­вих змін. Підтримка рішень у таких випадках має стосуватися, перед­усім, керування організаційними змінами.

Побудова подібного типу концептуальної моделі неминуче приводить до соціального процесу в організації, який об'єднує знання і досвід у межах різних аспектів моделей із функціональ­ними обов'язками виконавців кожного рівня. Виникаюча соці­альна проблема потребує організації знань у концепцію гнучких систем, орієнтованих на розв'язання управлінських завдань. У [35] описана процедурна схема усвідомлення і трактування за­вдань управління, на якій проілюстровані можливості чотирьох якісно відмінних видів методів підтримки рішень.

3.5. Моделі підтримки управлінських рішень

Прийняття рішень є одним із найважливіших елементів організаційного управління і складається з трьох основних ета­пів: оцінювання обставин з метою визначення умов, які потрібно

знати для прийняття рішень; пошуку, розроблення і аналізу мож­ливих варіантів дій; вибору одного якогось напряму дій із мож­ливих альтернатив у такий спосіб, щоб була досягнута деяка важ­лива, бажана для ОПР, мета. Серед значної кількості рішень можна виділити так звані управлінські рішення, які потребують певних дій відповідних осіб. Тому суть таких рішень зводиться до відокремлення процесів прийняття і реалізації рішень (або ві­докремлення суб'єктів, які приймають рішення, і які їх реалізу­ють), що означає наявність двох категорій службовців у цьому контексті: які приймають, і які реалізують рішення, між якими існують відносини субординації.

Успішність управлінських рішень залежить від рівня кваліфі­кації ОПР, який визначає якість прийняття рішень; рівня підготов­ки особи, яка реалізує рішення, від чого залежить якість реалі­зації рішень; ступеня вдосконалення інформаційної системи (чіт­кості, оперативності), який визначає якість зворотних зв'язків між виділеними категоріями службовців, а також навколишнім середовищем.

Досліджуючи управлінські рішення, доцільно звертати особ­ливу увагу на залежність між ступенем неточності описання і ступенем знання структури проблеми, а також на кореляцію між мірою неточності рішення і часовим горизонтом: чим менше ві­дома структура проблеми, тим більш неточна ситуація, щодо якої приймається рішення; чим довший період реалізації, тим важче визначити умови, котрі можуть мати вплив на успіх і на всі мож­ливі наслідки прийнятого рішення.

Складна і маловідома структура проблемної ситуації, велике значення рішень, що приймаються, віддалений часовий гори­зонт і високий ступінь неточності — характерні ознаки так зва­них стратегічних рішень, які є основою формулювання стратегії розвитку організації і стосуються найважливіших перспектив­них цілей і напрямів діяльності. У свою чергу, стратегічні управлінські рішення вимагають пошуку способів реалізації пе­вних суттєвих цілей організації, тобто визначення тактики дія­льності. Тактичні рішення стосуються виявлення засобів, необ­хідних для реалізації цих цілей. Тактичні рішення, у свою чергу, потребують виконавської діяльності на операційному (операти­вному) рівні.

Управлінські рішення можна підтримувати шляхом побудо­ви моделей. Модель являє собою логічне або математичне описання компонентів і функцій, відбиваючих суттєві власти­вості модельованого об'єкта чи процесу. Будь-яка модель — це

О

умовний образ реально існуючих закономірностей, це деяке наближення до об'єктивної дійсності. Спрощення за побудови моделей є не тільки вимушеними, але також і навмисними, оскільки одночасне охоплювання всіх аспектів економічної ре­альності не завжди доцільне і часто перевищує можливості до­слідників.

Створюючи модель, необхідно враховувати ціль, на яку вона має бути спрямована, оскільки від цього залежить, які фактори мають пріоритет, а які малозначимі для конкретного застосу­вання. Розгорнута структура моделі може бути пов'язана з об­числювальними складностями. З другого боку, дуже спрощена модель може бути малокорисною через великі розбіжності з ре­альними обставинами, що обмежує її пізнавальну корисність для висновків.

Існує досить багато різноманітних типів моделей. Беручи до уваги критерій і ціль, яким відповідає дана модель, можна виді­лити моделі, які описують дане явище, і які можуть бути викори­стані для підтримки прийняття рішень. Аналізуючи процеси управління через призму інформаційно-розв'язувальних проблем, доцільно розглянути два види моделей — нормативні і дескрип­тивні моделі рішень.

Нормативна (або перспективна) модель пошуку рішення призначена для відшукання бажаного стану об'єкта. Напрям, який займається розробленням і використанням нормативних мо­делей, називається форматизованою теорією прийняття рішень або теорією вибору. Його суть полягає в концентрації зусиль на процедурі вибору рішення, у пошуках оптимального рішення, тобто найкращого із можливих за певних початкових умов. Цей напрям у широкому обсязі використовує методи і принципи ма­тематики, логіки і статистики.

Модель пошуку рішення в нормативній теорії рішень є мо­деллю замкнутого типу. ОПР здійснює вибір, знаючи наперед множину використовуваних альтернатив із відповідними на­слідками, систему пріоритетів, яка дає змогу упорядковувати ва­ріанти дій, враховуючи корисність їх результатів для цієї особи та критерій вибору. В нормативних (кількісних) моделях крите­рій вибору може змінюватися залежно від кількості та ймовір­ності появи виділених станів реальних об'єктів. Ці моделі мож­на використовувати за умов упевненості, ризику і невпевне­ності.

За умов упевненості ОПР знає всі можливі значення змін­них керування і може впевнено визначити стан, який насту-

пі

пить, з імовірністю, що дорівнює одиниці. Тому критерієм ви­бору є корисність прийнятого рішення. Якщо рішення прийма­ється за умов ризику, то критерієм може бути очікувана корис­ність результату. У разі прийняття рішень за умов невпевне­ності можуть використовуватися різні критерії вибору (напри­клад, максимізація середньої корисності, максимум-мінімум та ін.).

Серед різних типів кількісних моделей, які застосовуються для розв'язання проблем управління, можна виділити такі: інвен­таризаційні (моделі керування запасами) і балансової рівнова­ги; моделі математичного програмування; імовірні; статистичні; моделі динамічного програмування; моделі пошуку; моделі чер­говості; евристичні. Стосовно підтримки економічних рішень кількісні методи, передусім, застосовуються в двох основних випадках: для прийняття розподільних рішень і для вибору най­кращої послідовності (черговості) дій, які приводять до реалі­зації прийнятих рішень.

Розподільні рішення охоплюють такі проблеми, як вибір спо­собів виробництва, інвестиційного варіанта, підвищення рівня зайнятості, встановлення рівня запасу тощо. Для розподілу ре­сурсів застосовуються моделі пошуку рішень, за побудови яких використовують методи дослідження операцій.

Інший тип рішень стосується упорядковування в часі пото­чних дій, націлених на реалізацію розподілених функцій, залу­чення на конкретних етапах виконання робіт колективів, ком­плексів засобів і координації взаємних зв'язків. Планування заходів, які мають забезпечувати координацію дій з реалізації розподільних рішень, вимагає застосування сітьових методів, в основу яких покладені засадні принципи теорії графів. У цих методах заходи трактуються як множини подій і робіт (опера­цій); для них можна виділити, наприклад, такі характеристики, як імовірність реалізації роботи, ймовірний характер тривалос­ті робіт, вартість реалізації робіт і потреба в певних ресурсах. На рис. 3.4. зображений приклад сітьового графіка типу ПЕРТ для планування робіт, передбачених на етапі функціонального аналізу завдання управління з подальшим її автоматизованим розв'язанням. На рис. 3.5 наведено інший спосіб упорядкуван­ня робіт у часі — план-графік Ганта, побудований для того са­мого процесу.

Рис. 3.5. План-графік Ганта планування робіт на етапі функціонального аналізу завдання

В економічній практиці нормативний підхід застосовується з обмеженнями, оскільки реальні процеси прийняття рішень часто диференційованіші й складніші, ніж це передбачено концепцією побудови закритих нормативних моделей. Довільне тлумачення засадних принципів і відношень між змінними призводить до створення моделей настільки далеких від реальності, що їх вико­ристання в практиці управління просто неможливе або ускладне­не високим ступенем невпевненості в очікуваних результатах. Тому моделі, що розглядаються, не надають реальної допомоги у разі прийняття управлінських рішень, а сфера застосування нор­мативного підходу обмежена низкою проблем, які повністю або частково структуровані.

Дескриптивна (описова) модель призначена для описання і пояснення спостережуваних факторів або прогнозування поведін­ки об'єктів на відміну від нормативної моделі, яка передбачає знаходження бажаного (наприклад, оптимального) стану об'єкта. Побудова дескриптивних моделей рішень пов'язана з тим, що на хід процесу прийняття рішень впливають ряд обставин, зокрема: тип проблеми і риси ситуації; складність і часовий горизонт про­блеми; ступінь невпевненості відносно варіантів і результатів рі­шень; вплив часу на проблемну ситуацію; характеристики се­редовища щодо вибору рішення, розподілення компетенцій, мо­тиваційні аспекти, спосіб функціонування інформаційної систе­ми, формула управління; характеристики ОПР — кваліфікація, знання, досвід, здатність до розуміння і аналізування проблемних ситуацій, персональні особливості або посада, яку обіймає особа в організації.

Дії ОПР за створення дескриптивних моделей можна охарак­теризувати такою послідовністю: вибір ідеальної мети, визначен­ня норм, законів і принципів наближення, а в кінці — перегляд кількості альтернатив і прийняття рішення, не обов'язково опти­мального, але певною мірою задовольняючого вимоги і цілі. Описове моделювання переважно відповідає слабоструктурова-ним і неструктурованим проблемам. У контексті створення моде­лей підтримки прийняття рішень ці проблеми мають ряд особли­востей: немає гарантії, що приймаючий рішення менеджер навчається на базі досвіду; зміна умов і обмежень приводить до того, що минуле не завжди може бути використане в майбутньо­му; описовий характер моделей спричинює те, що ці моделі бу­вають нечіткі, неточні, неоднозначні і потім трактуються в прак­тиці управління як «академічні», «надумані»; у деяких випадках необгрунтовано ускладнюють прості питання.

Більшість дескриптивних моделей рішень пов'язана з діями конкретних осіб. Але економічна практика свідчить, що необ­хідно розглядати процеси, що потребують прийняття рішень і в масштабах усієї організації, що відповідає концепції систем­ного підходу, тобто розглядати всю економічну систему як множину пов'язаних проблем для прийняття рішень. Зображе­на на рис. 3.6 модель процесу прийняття рішень відповідає цим вимогам.

Моделювання — головний етап побудови і використання од­нієї із груп СППР, орієнтованих на моделі. Такі системи особли­во ефективні в процесах прийняття стратегічних рішень, тому що уможливлюють симуляцію різноманітних часткових і цілісних стратегій для визначення багаторічних прогнозів розвитку еко­номічних процесів. Різновидність моделей, котрі застосовуються для прийняття рішень, а також орієнтовані на моделі системи підтримки прийняття рішень будуть розглянуті окремо в даній книзі.

3.6. Системний підхід

в організаційному управлінні

Системи та їх характеристика

В основі сучасного наукового підходу до проблем пла­нування й управління економічними системами є системний під­хід (принцип). Саме поняття системного підходу безпосередньо пов'язане із загальнішим поняттям — «система». її можна ви­значити як організоване або складне ціле, ряд або комбінацію еле­ментів (частин), які утворюють єдиний комплекс, спрямований на досягнення загальної (єдиної для всього комплексу) мети. Термін «система» відповідає дуже широкому спектру понять, наприклад, «сонячна система», «система протиповітряної оборони», «систе­ма планування», «система аксіом» тощо.

Одним із найважливіших принципів теорії систем є принцип декомпозиції, що означає поділ системи на окремі підсистеми, які, у свою чергу, є системами нижчого рангу. Наприклад, систе­му загальнозаводського планування можна поділити на підсисте­ми техніко-економічного й оперативно-календарного плануван­ня. У свою чергу, остання підсистема (система) складається з підсистем міжцехового і цехового планування, а цехове плану­вання містить системи планування й управління його окремими виробничими підрозділами.

Інколи застосовується поняття «суперсистема» (supersyslem)? Коли деяка система є складовою більшої системи, то ця більша система є суперсистемою. Наприклад, система адміністративного управління району міста є частиною адміністрації міста, котра по відношенню до районної системи є суперсистемою.

За ринкових умов стосовно окремих фірм застосовується тер­мін «бізнесова система». Як і всі системи, фірма існує в одній чи більше навколишніх системах або суперсистемах. Якщо, напри­клад, розглядати банк, то він є частиною фінансового світу. Він також є частиною бізнесового суспільства, локального суспільст­ва і всієї земної цивілізації. Фірма як система також містить мен­ші системи, або підсистеми. Підсистемами банку можуть бути окремі департаменти. Хоча кожна з підсистем має власну мету, їхня діяльність має сприяти загальній меті системи (банку).

В організаційному управлінні розрізняють поняття «фізична система» і «концептуальна (умоглядна, абстрактна) система». Бізнесова фірма є фізичною системою, скомпонованою з фізич­них ресурсів. В умоглядній системі використовують концепту­альні ресурси — інформацію і дані, щоб репрезентувати (змоде-лювати) фізичну систему. Концептуальна система існує, напри­клад, як уявна в голові менеджера, як фігури або рядки символів на листку паперу, або в електронній формі в пам'яті комп'ютера.

Комп'ютер — фізична система, але дані й інформація, які збе­рігаються в ньому, можуть розглядатися як концептуальна сис­тема. Дані та інформація характеризують одну або більше фізич­них систем. Дані, що зберігаються, самі по собі є неважливими. Важливим є те, що вони відображають. Фізична система є важли­вою сама по собі, а концептуальна система є важливою з погляду подання фізичної системи. Наприклад, якщо згідно з комп'ю­терною пам'яттю є 20 деталей на складі, то інспекція складу має виявити ті 20 деталей.

Будь-яка система функціонує в певному середовищі. Не існує абсолютно ізольованих систем. Навколишнє середовище склада­ється з окремих факторів, зовнішніх по відношенню до даної систе­ми. В економічних системах ці фактори не піддаються контролю з боку менеджерів, які розробляють чи приймають рішення (в цьому розумінні такі фактори є заданими з погляду людей, що діють у сис­темі), не є нейтральними щодо системи і мають на неї значний вплив.

Зовнішні дії на систему називаються вхідними величинами або вхідними діями, а елементи системи, до яких вони застосовані, — входами системи. Дії системи на зовнішнє середовище характе­ризуються значеннями її вихідних параметрів. Наприклад, будь-який виробничий процес на підприємстві можна розглядати як окрему систему. В такому разі праця робітників, різні види енер­гії, напівфабрикати і сировина є ресурсами — вхідними величи­нами, а готові вироби — вихідними величинами. Тут вхідні ре-

сурси перетворюються (трансформуються) у вихідні вироби (включаючи послуги).

Вивчаючи та аналізуючи будь-яку систему, треба чітко розріз­няти дві її головні характеристики — функцію і мету. Функція системи — характеристика, яка визначає зміну станів системи. Множина всіх можливих станів системи зумовлюється кількістю її елементів, їх різноманітністю та зв'язками між ними. Функція системи характеризує її як ціле, як результат взаємодії її елемен­тів і зовнішнього середовища. Вона відбиває зміст і призначення системи. Наприклад, функціональне призначення виробничого процесу на підприємстві полягає у виготовленні кінцевої продук­ції певної номенклатури.

Метою системи називається певний (бажаний, заданий зовні чи встановлений самою системою) стан її виходів, тобто деяке значення чи сукупність значень функції системи. Метою вироб­ничого процесу на підприємстві є оптимальний випуск заданого асортименту продукції за найкращого використання обмежених ресурсів та прогресивних методів організації виробництва.

Множина спостережуваних станів системи описує траєкторію її руху. Поняття «функція», «мета» і «траєкторія системи» повністю стосуються всієї системи, як цілого, а не окремих її елементів.

Важливими характеристиками системи є її структура, розмір і складність. Під структурою розуміють спосіб розподілу і взає­мозв'язків елементів системи (людей, засобів виробництва, мето­дів тощо), що служать для досягнення мети системи — виконання нею своєї функції. Розмір системи характеризується кількістю її елементів і зв'язків між ними, складність — різноманітністю, неод­норідністю властивостей елементів і різними властивостями зв'язків між ними. Великі і складні системи відрізняються, не лише кількіс­тю елементів, а й вищим рівнем їх організації, складнішими взаємо­зв'язками елементів.

Найчастіше виділяють такі характерні властивості великої і складної системи.

і. Цілісність: усі частини системи підпорядковані загальній меті її функціонування і сприяють формуванню найкращих показ­ників щодо прийнятого критерію (чи сукупності критеріїв) ефек­тивності. Тому система має розглядатися як ціле.

2. Мультипараметричні характеристики існування системи: зміна одного параметра, як правило, істотно впливає на значення багатьох інших параметрів системи.

3. Емерджентність: великі і складні системи мають властивості, не притаманні жодному з формуючих ці системи елементів. З роз-

витком великої і складної системи взаємозв язанють елементів зро­стає. На певному етапі зростання взаємозв'язаності емерджентність досягає такого рівня, за якого властивості системи неможливо не тільки характеризувати властивостями окремих елементів, а й не можна виявити статистичним узагальненням їх властивостей.

Досліджуючи складні системи, важливо виявити зв'язки між окремими елементами, тобто уявити загальну «картину», а не зосе­реджувати увагу на деяких поодиноких питаннях. В іншому разі створиться ситуація, коли, кажуть, що «за деревами не бачать лісу».

Поиск по сайту: