Справочно-информационная документация

Документы этой группы не содержат поручений. Их основ­ная функция — информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирую­щих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в от­личие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз — от управляющего органа к управляемо­му, справочно-информационные документы направляются снизу вверх — от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя / его заместителей или по горизонталь­ным связям — между подразделениями, должностными лица­ми.

К справочно-информационным документам относятся: до­кладная записка; объяснительная записка; заявление; представ­ление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма;

телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами

К документам, регламентирующим вопросы трудоустройства, учета и работы с кадрами, относятся: трудовой договор (кон­тракт); личная карточка работника; личные дела персонала ор­ганизации; трудовая книжка.

Трудовой договор

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудо­вым кодексом Российской Федерации, законами и иными нор­мативными правовыми актами, коллективным договором, со­глашениями, локальными нормативными актами, содержащи­ми нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила вну­треннего трудового распорядка¹.

Трудовой договор заключается в письменной форме, состав­ляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр его передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре указываются:

— фамилия, имя, отчество работника и наименование рабо­
тодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического
лица), заключивших договор;

— место работы с указанием структурного подразделения;

— дата начала работы;

¹ См.: Трудовой кодекс Российской Федерации Ст. 56 // Российская газета. 2001.31 дек.

— наименование должности, специальности, профессии с
указанием квалификации в соответствии со штатным расписа­
нием организации или конкретная трудовая функция;

— права и обязанности работника;

— права и обязанности работодателя;

— характеристики условий труда, компенсации и льготы ра­
ботникам за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях;

— режим труда и отдыха;

— условия оплаты труда;

— виды и условия социального страхования, связанные с тру­
довой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться испытание, не­разглашение охраняемой законом тайны (государственной, слу­жебной, коммерческой или иной), обязанность работника отра­ботать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение происходило за счет средств работодателя, и др.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.

Личная карточка

Личная карточка работника — документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся не­обходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомствен­ную форму Т-2, а для автоматизированных систем управле­ния — машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном эк­земпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от лич­ных дел. Для государственных и муниципальных служащих лич­ные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

Личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые со­держат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после изда­ния приказа о приеме на работу.

Состав документов личного дела включает:

— внутреннюю опись документов дела;

— личный листок по учету кадров (или анкету);

— дополнение к личному листку по учету кадров (или допол­
нение к анкете);

— автобиографию;

— копии документов об образовании;

— копию документа (выписку) об утверждении в должности
(в случаях, предусмотренных законодательством);

— характеристику или рекомендательные письма;

— заявление о приеме на работу или трудовой договор/кон­
тракт;

— копию приказа о приеме на работу.

В личное дело могут быть включены также список научных трудов и изобретений, выписка из протокола собрания трудово­го коллектива (для руководителей, избираемых трудовым кол­лективом). В дальнейшем в личное дело включаются докумен­ты, подтверждающие изменения анкетно-биографических дан­ных работника, а также характеризующие профессионально-де­ловые, нравственные и личностные качества работника.

Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работни­ка. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обес­печения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Фе­дерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каж­дого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если эта работа является для работника основ­ной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполня­емой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудо­вого договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том

случае, если дисциплинарным взысканием является увольне­ние.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудово­го договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона со ссылкой на соответствую­щую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.

Для учета использования рабочего времени работников и контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени ведутся Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и Табель учета исполь­зования рабочего времени (форма Т-13).

Поиск по сайту: