Организация работы с кадровой документацией

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация до­кументооборота, т.е. движения документов с момента их созда­ния или получения до завершения исполнения, отправки адре­сату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разде­лить на следующие этапы:

—обработка поступающей и передаваемой документации;

—доведение документации до исполнителей — работников
системы управления персоналом;

—регистрация, учет и хранение документов по личному со­
ставу;

—формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, ут­
вержденной для данной организации;

—копирование и размножение документов по кадровым во­
просам;

—контроль исполнения документов по личному составу;

—передача документов по вертикальным и горизонтальным
связям;

—хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заго­ловками дел по заранее составленной номенклатуре дел органи­зации с целью обеспечения их сохранности и оперативного по­иска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанав­ливаются для каждого документа на основании Перечня типо­вых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного ру­ководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. Сроки хранения документов по личному составу вычис­ляются по формуле «75 — В», т.е. 75 лет минус возраст работни­ка, на которого составлен документ.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

—дела по личному составу организации;

—дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располага­ются в следующем порядке:

—книга учета сотрудников (если она ведется);

—приказы по личному составу;

—личные дела или личные карточки;

—лицевые счета по заработной плате;

—невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

)

Информационно-аналитическое

обеспечение управления

персоналом

Контрольные вопросы

Какие виды документов составляют группу организацион­но-распорядительной документации? В каком нормативном акте содержатся требования к оформлению организационно-распорядительных доку­ментов?

Каков состав реквизитов организационно-распорядитель­ной документации?

Каким законодательным актом регламентируется право использования изображения Государственного герба Рос­сийской Федерации на бланке организации? Какие виды документов составляют группу документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами? В чем состоит сущность документирования? Что придает документу юридическую силу? Из каких этапов состоит документооборот? Каковы требования к оформлению даты документа? 10.В каком правовом акте содержатся требования к оформле­нию адресата исходящего документа и в чем состоит их новизна?

© Шувалова Н.Н., 2002

Открытость института государ­ственной и муниципальной службы обеспечивается прежде все­го своевременным информированием и служащих, и общества о кадровых процессах, требованиях, которые предъявляются к за­мещающим должности людям. В то же время поступление, цир­куляция кадровой информации, ее анализ лежат в основе само­го процесса управления персоналом.

Поиск по сайту: